Bardzo często określenie Backup (kopia bezpieczeństwa) i archiwizacja danych są stosowane zamiennie mimo tego, że oznaczają odmienne działania.
Większość przedsiębiorstw generuje znaczne ilości informacji, dlatego niezwykle ważną rzeczą jest odpowiednie ich zabezpieczenie.
Kopia bezpieczeństwa to w pełni zautomatyzowany proces zabezpieczenia danych poprzez ich kopiowanie, którego celem jest w przypadku awarii czy uszkodzenia możliwość ich odzyskania (odtworzenia). Pojęcia Backup ( kopii bezpieczeństwa) nie należy używać zamiennie z terminem archiwizacja. Archiwizacja danych bowiem to proces długotrwałego przechowywania różnych danych (finansowych, księgowych).
Jakie czynniki powodują utratę lub uszkodzenie danych?
Powodów jest wiele ale należy pamiętać, że każda utrata danych niekorzystnie wpływa na działanie przedsiębiorstwa. Głównym powodem utraty danych najczęściej jest czynnik ludzki- błąd administratora lub zwykle niezamierzone działania osoby niepowołanej. Z innych przyczyn należy wymienić: awarie zasilania, niezgodne z zaleceniami producenta sprzętu warunki pracy, szkodliwa działalność oprogramowania (wirusy, trojany, włamania do systemu), katastrofy naturalne i wiele innych. W każdym przypadku utrata danych powoduje reorganizację pracy w przedsiębiorstwie, która może wiązać się z brakiem dostępu klientów do usług świadczonych przez firmę, utratą kontaktów biznesowych, trudnościami w rozliczaniu się firmy z bieżących zobowiązań oraz problemami z odzyskaniem licencji oprogramowania.
Zakup odpowiedniego oprogramowania oraz wdrożenie systemu kopii bezpieczeństwa, należy uwzględnić w planowaniu budżetu firmy. Wybór zarówno oprogramowania jaki i sprzętu komputerowego, przeznaczonego do tworzenia kopii bezpieczeństwa powinien być efektem wnikliwej analizy specyfiki działania przedsiębiorstwa.
Obecnie najpopularniejszą formą backupu jest tak tzw. kopia bezpieczeństwa online (w chmurze).
Jest to usługa warta rozważenia ze względu na znaczne przyspieszenie samego procesu oraz niską cenę łącz internetowych. Usługa ta jest najczęściej oferowana przez firmy zewnętrzne w formie SaaS (Software as a Service), która polega na przechowywaniu i udostępnianiu aplikacji przez Internet. W przypadku wykonywania kopii online mamy zapewniony wysoki poziom bezpieczeństwa danych, możliwość backupu zdalnych lokacji urządzeń mobilnych bez konieczności zakupu kosztownego sprzętu.
Archiwizacja danych – jest procesem, w którym wykonuje się kopie danych w pamięci masowej. Archiwizację przeprowadza się w określonych odstępach czasu przy pomocy specjalistycznego oprogramowania. Proces archiwizacji danych od kopii bezpieczeństwa odróżnia to, że w przypadku kopii bezpieczeństwa dane są kopiowane w inne miejsce i nie są dostępne dla użytkownika, natomiast w procesie archiwizacji dane są przenoszone na inny nośnik i są nadal dostępne dla użytkowników w postaci referencji. Archiwizację danych przeprowadza się w określonych odstępach czasu a przed wykonaniem tej czynności należy określić parametry archiwizacji (okres jaki będzie podlegał archiwizacji, okres retencji danych, czy archiwum będzie tylko do odczytu czy również do zapisu). Zarchiwizowane dane nadal muszą podlegać procesom kopii bezpieczeństwa. Archiwizacja danych obejmuje: wszystkie dane zapisane na twardym dysku, pliki danych tworzone przez bazy danych, dane zapisane na wybranej partycji lub konkretne dane tworzone i przechowywane przez danego użytkownika. Aby proces archiwizacji przebiegł pomyślnie, należy pamiętać aby unikać formatów, które będą wymagały określonego systemu operacyjnego i należy zadbać o swoje zasoby jeszcze przed tworzeniem kopii zapasowych.